Integracja Optimed NXT z Repto: prośby o opinię Google po każdej wizycie
Repto działa z obiema wersjami Optimed NXT. Z Optimed NXT Cloud uruchamiamy automatyczną integrację, a przy wersji na serwerze placówki recepcja raz dziennie wgrywa do Repto raport wizyt. Dzień po wizycie Repto pyta pacjenta SMS-em, jak ocenia wizytę, a zadowolonemu podsuwa link do opinii na wizytówce Google placówki.
- Optimed NXT Cloud
- Automatyczna integracja
- Optimed NXT na serwerze
- Raport wizyt, raz dziennie
- SMS do pacjenta
- Następnego dnia przed południem
- Dane pacjenta w Repto
- imię · telefon · data wizyty
- Dokumentacja medyczna
- Nie jest pobierana
Którą wersję Optimed NXT masz i co od tego zależy?
Od wersji zależy tylko droga, którą wizyty trafiają do Repto. SMS do pacjenta, ocena wizyty i statystyki w panelu wyglądają w obu przypadkach tak samo.
Mednow sprzedaje Optimed NXT jako system instalowany na serwerze placówki oraz jako Optimed NXT Cloud, z którym według producenta można pracować z dowolnego urządzenia bez instalacji (mednow.pl). Jeśli w umowie albo na fakturze widzisz jeszcze nazwę Comarch, to ten sam program. Producent pisze o sobie wprost: „Wcześniej jako Comarch, dziś jako Mednow”, a stare adresy produktu na comarch.pl przekierowują na mednow.pl.
Jak działa integracja z Optimed NXT Cloud?
W wersji Cloud wizyty pobieramy automatycznie, więc recepcja nie eksportuje żadnych plików. Integrację z Optimed NXT Cloud uruchamiamy przy wdrożeniu, a do tego czasu można zacząć od pliku (opis niżej).
Codziennie późnym wieczorem Repto pobiera wizyty z tego dnia. Przy wdrożeniu sprawdzamy, jak Optimed NXT Cloud oznacza odbyte wizyty, żeby SMS dostali tylko pacjenci, którzy faktycznie byli w placówce. SMS wychodzi następnego dnia przed południem, o godzinie ustalonej z placówką, i zaczyna się od imienia pacjenta.
Optimed NXT na serwerze placówki: jak wygląda eksport?
Raz dziennie ktoś z recepcji zapisuje z Optimed NXT raport wizyt do pliku i wgrywa go do panelu Repto, wybierając z listy format „Optimed COMARCH”. Zajmuje to około 2 minut, bo Repto zna układ tego raportu (nagłówki kolumn w drugim wierszu, wizyty od trzeciego), a recepcja nie musi go wcześniej przerabiać.
Z całego raportu Repto czyta trzy kolumny: Imię, Telefon i Data wizyty, czyli datę z godziną, na przykład 2025-12-16 08:00. Imiona są w raporcie zapisane wielkimi literami, więc Repto zamienia „KATARZYNA” na „Katarzyna”, a przy dwóch imionach bierze pierwsze (SMS, który krzyczy na pacjenta od pierwszego słowa, opinii raczej nie zbierze).
Telefon może mieć 9 cyfr albo prefiks +48. Wiersze bez numeru albo z numerem w innym formacie Repto pomija, więc dobrze, żeby rejestracja wpisywała telefony w jednym formacie.
Od razu uczciwie: w tym raporcie nie ma kolumny ze statusem wizyty, więc Repto nie odróżni w nim wizyty odbytej od odwołanej. Przy wdrożeniu sprawdzamy z recepcją, czy da się wyeksportować raport bez odwołanych wizyt. Podobne raporty Repto odczytuje też z innych systemów instalowanych w placówce, na przykład z mMedica i KamSoft.
- Cloud: wizyta odbyta (oznaczenie sprawdzone przy wdrożeniu)SMS następnego dnia
- Cloud: każdy inny statusBez SMS-a
- Serwer: wizyta z wgranego raportuSMS następnego dnia
- Pacjent dostał prośbę w ostatnich 90 dniachBez SMS-a
- Pacjent już ocenił wizytę (opcja, którą placówka może włączyć)Bez SMS-a
Limit 90 dni jest ustawieniem domyślnym i placówka może go zmienić. Pacjent, który przychodzi na serię kontroli, dostaje więc jedną prośbę na mniej więcej kwartał.
Czym SMS z Repto różni się od przypomnień z Optimed NXT?
Momentem i celem: SMS-y z Optimed NXT przypominają o wizycie, a Repto pisze dzień po niej z prośbą o ocenę. Moduł Komunikacja w Optimed NXT automatycznie wysyła SMS-y i e-maile z przypomnieniami, z dopiskiem producenta, że wymaga to bramki SMS (mednow.pl). Repto ma własną wysyłkę SMS-ów, więc do próśb o opinię placówka nie musi kupować osobnej bramki.
SMS z Repto prosi najpierw o ocenę wizyty w gwiazdkach. Po dobrej ocenie pacjent dostaje link do wizytówki Google placówki, czyli tam, gdzie nowi pacjenci porównują przychodnie w Mapach Google, i opinię pisze już samodzielnie. Uwagi mniej zadowolonego pacjenta przychodzą e-mailem do kierownika placówki, który może do niego oddzwonić, póki sprawa jest świeża. E-mail do kierownika działa od pierwszego dnia, chyba że placówka go wyłączy.
Panel rozpisuje każdą lokalizację osobno, od wysyłek przez otwarcia i oceny aż po nowe opinie w Google, więc widać, na którym etapie pacjenci odpadają.
Jakie dane z Optimed NXT trafiają do Repto?
Trzy: imię pacjenta (bez nazwiska), numer telefonu i data wizyty z godziną. Reszta, od nazwiska po dokumentację i wyniki badań, zostaje w Optimed NXT, bo do jednego SMS-a z prośbą o ocenę Repto jej nie potrzebuje.
Trafia do Repto
- Imię
- Numer telefonu
- Data i godzina wizyty
Zostaje w Optimed NXT
- Nazwisko
- Dokumentacja medyczna i wyniki badań
- Pozostałe kolumny raportu
Umowa powierzenia przetwarzania danych jest częścią każdego wdrożenia. Co dzieje się z danymi po stronie Repto, opisujemy na stronie RODO i bezpieczeństwo danych w Repto.
Jak zacząć?
Najpierw sprawdzamy, którą wersję Optimed NXT ma placówka, bo od tego zależy pierwszy krok. Po stronie Repto uruchomienie trwa 1-3 dni robocze.
- 1
Ustalamy drogę importu
Przy Optimed NXT Cloud uruchamiamy automatyczną integrację. Przy wersji na serwerze pokazujemy recepcji, który raport zapisać i gdzie go wgrać.
- 2
Godzina i treść SMS-a
Ustawiamy, o której pacjenci dostają SMS i jak on brzmi, a SMS z każdej lokalizacji prowadzi do jej własnej wizytówki Google.
- 3
Pierwsza wysyłka
SMS-y ruszają przed południem dzień po pierwszym imporcie. Przy Cloud dzieje się to potem codziennie samo, a przy wersji na serwerze wysyłka idzie za każdym wgranym raportem.
Masz Optimed NXT Cloud, a integracja jeszcze nie działa?
Nie trzeba na nią czekać. Do tego czasu recepcja może raz dziennie wgrywać do panelu Repto raport wizyt albo dowolną listę w Excelu lub CSV z imieniem, telefonem i datą wizyty z godziną. Repto weźmie z niej tylko te kolumny, a gdy ruszy integracja, plik przestaje być potrzebny.
Za Repto płacisz abonament, który ustalamy z placówką, plus 0,15 zł od SMS-a. Prośba ma najwyżej 160 znaków bez polskich liter, więc nie dzieli się na dwa SMS-y i płacisz za nią raz, a jeśli uda się podpiąć własną bramkę SMS placówki, za wysyłkę nie płacisz Repto nic. Stawki są w cenniku Repto, a dane o tym, jak często SMS kończy się opinią w Google, na stronie wyników Repto.
Pytania o integrację z Optimed NXT
Czy Comarch Optimed NXT i Optimed NXT od Mednow to ten sam system?
+
Tak. Program nazywa się tak samo, zmieniła się firma, która go sprzedaje: dawniej Comarch, dziś Mednow. Stare strony produktu na comarch.pl przekierowują na mednow.pl. Dla Repto liczy się tylko wersja: Cloud albo instalowana na serwerze placówki.
Czy do próśb o opinię potrzebuję bramki SMS, jak do przypomnień w Optimed NXT?
+
Nie. Repto ma swoją wysyłkę, a jeden SMS kosztuje 0,15 zł. Jeśli placówka ma już własną bramkę SMS i woli z niej korzystać, przy wdrożeniu sprawdzamy, czy da się ją podpiąć do Repto. Wtedy za SMS-y nam nie płacisz.
Część pacjentów umawia się przez ZnanegoLekarza. Dostaną dwie prośby o opinię?
+
Mogą dostać dwie, ale każdą o coś innego: ZnanyLekarz prosi o opinię u siebie, a Repto o ocenę wizyty i opinię w Google. Według producenta Optimed NXT można zintegrować ze ZnanymLekarzem (mednow.pl), więc wizyty umówione przez portal i tak są w systemie. Repto traktuje je jak każdą inną wizytę: pacjent dostaje jedną prośbę o ocenę, z tym samym limitem 90 dni.
Co, jeśli recepcja zapomni wgrać raport?
+
Wystarczy wgrać go następnego dnia. Repto wyśle prośby o najbliższej ustawionej godzinie wysyłki, także pacjentom z wizyt do 7 dni wstecz. Pacjenci z poniedziałku, kiedy telefon na rejestracji nie milkł ani na chwilę, nie przepadają.
Ile trwa uruchomienie Repto z Optimed NXT?
+
Po podpisaniu umowy potrzebujemy zwykle 1-3 dni roboczych na ustawienie Repto. Przy wersji na serwerze pierwsze SMS-y wychodzą dzień po pierwszym wgranym raporcie.
Mam kilka placówek w jednym Optimed NXT. Każda zbierze opinie na swoją wizytówkę?
+
Tak. SMS z każdej placówki prowadzi do jej wizytówki Google, a panel liczy jej wyniki osobno. Przy wdrożeniu sprawdzamy, po czym w danych z Optimed NXT poznać, w której placówce odbyła się wizyta.
Inne integracje Repto
15 minut i wiesz, czy to ma sens
Rozmawiamy online. Sprawdzę Twoje opinie w Google i pokażę panel. Policzę koszt i prognozę: ile opinii możesz zbierać przy Twojej liczbie wizyt i typowej konwersji. Bez 40 slajdów o misji firmy.
Piotr Czupryński
Założyciel Repto
Wolisz najpierw zobaczyć liczby? Sprawdź raport opinii Google swojej placówki