Integracja Proassist z Repto: prośby o opinię Google po każdej wizycie
Proassist przypomina pacjentom o wizycie, zanim przyjdą, a Repto pisze do nich dzień po niej. Wysyła SMS z prośbą o ocenę wizyty i zadowolonych pacjentów prowadzi na wizytówkę Google gabinetu. Wizyty z Proassist pobieramy automatycznie, więc recepcja ma o jedną rzecz do zapamiętania mniej.
- Połączenie
- Automatyczna integracja
- Import wizyt
- Codziennie wieczorem, bez udziału recepcji
- SMS do pacjenta
- Następnego dnia przed południem
- Dane pacjenta w Repto
- imię · telefon · data wizyty
- Dokumentacja medyczna
- Nie jest pobierana
Jak działa integracja Proassist z Repto?
Automatycznie. Późnym wieczorem Repto zbiera z Proassist dzisiejsze wizyty i odsiewa wszystkie, które się nie odbyły. Przed południem kolejnego dnia, o porze wybranej przez gabinet, pacjent dostaje SMS, w którym pierwsze słowo to jego imię, a dalej jest link, pod którym zaznacza gwiazdki dla wizyty.
Z ekranu oceny zadowolony pacjent przechodzi do wizytówki Google gabinetu, a treść opinii należy już do niego. Gdy gwiazdek jest mniej niż 5, pacjent najpierw dostaje pole na kilka zdań uwag, a te od razu idą e-mailem do kierownika gabinetu, który może oddzwonić, póki sprawa jest jeszcze prywatna. Ten filtr jest ustawieniem domyślnym, więc gabinet, który woli działać bez niego, po prostu go wyłącza.
Proassist wysyła już SMS-y. Czym SMS z Repto różni się od przypomnień?
Repto pisze dzień po wizycie i prosi o ocenę, a zadowolonych pacjentów o opinię w Google. Przypomnienia SMS w Proassist wychodzą przed wizytą, o czasie ustawionym przez gabinet, żeby pacjent nie zapomniał o terminie. Moduł Marketing SMS służy z kolei do kampanii: promocji, zaproszeń na kolejną konsultację i wiadomości do wybranej grupy pacjentów.
Kampania z promocją na mezoterapię ucieszy stałe pacjentki, a ktoś, kto dopiero wybiera dermatologa albo gabinet medycyny estetycznej, zacznie od opinii w Mapach Google. Te opinie pacjenci piszą sami, Repto tylko przypomina o nich dzień po wizycie.
Efekty widać w panelu Repto, liczone dla każdej lokalizacji od wysłanego SMS-a do opinii w Google, z otwarciami i ocenami po drodze.
Czy wizyty ze ZnanegoLekarza, Kliniki.pl i Google też dostaną SMS?
Tak, o ile są w kalendarzu Proassist. Proassist sam wpisuje do grafiku wizyty umówione przez ZnanegoLekarza i Kliniki.pl, a w gabinetach medycyny estetycznej pacjent może też zarezerwować termin online prosto z wizytówki Google. Repto pobiera wizyty z jednego miejsca, z Proassist, więc nie ma znaczenia, którędy pacjent się umówił, a każdą wizytę bierze pod uwagę raz.
Wizytówka Google pracuje dla gabinetu podwójnie: zbiera rezerwacje i pokazuje opinie. Z rezerwacjami problemu nie ma, z opiniami bywa gorzej, bo dodają je głównie wkurzeni pacjenci, a zadowoleni zwykle zapominają. Repto przypomina o opinii dzień po wizycie.
Które wizyty z Proassist dostają SMS?
Odbyte. Który status w Proassist to oznacza, sprawdzamy razem przy pierwszym przeglądzie kalendarza, a pacjent z wizyty odwołanej SMS-a od Repto nie zobaczy.
Zabiegi estetyczne często idą seriami, więc Repto prosi tego samego pacjenta o opinię najwyżej raz na 90 dni, chyba że gabinet ustawi inny okres. Przy serii laseroterapii wychodzi zwykle jedna prośba na kilka kolejnych sesji. Gabinet może też włączyć opcję, która wyklucza z kolejnych wysyłek każdego, kto już ocenił wizytę.
- Wizyta odbyta (statusy ustalone przy wdrożeniu)SMS dzień po wizycie
- Wizyta z innym statusem, np. odwołanaBez SMS-a
- Pacjent dostał prośbę w ostatnich 90 dniachBez SMS-a
- Pacjent już ocenił wizytę (jeśli gabinet włączy tę opcję)Bez SMS-a
Jakie dane z Proassist trafiają do Repto?
Trzy: numer telefonu, imię (bez nazwiska) i data wizyty. Imię otwiera SMS, a data wyznacza dzień wysyłki. Dokumentacja medyczna, zgody podpisane przez pacjenta na tablecie i zdjęcia dodane do kartoteki z aplikacji mobilnej zostają w Proassist. Do SMS-a z prośbą o opinię zdjęcie „przed i po” naprawdę nie jest potrzebne.
Trafia do Repto
- Numer telefonu
- Imię
- Data wizyty
Zostaje w Proassist
- Nazwisko
- Dokumentacja medyczna
- Zgody na zabiegi
- Zdjęcia w kartotece
Przetwarzanie tych trzech informacji obejmuje umowa powierzenia, którą zawieramy z gabinetem na starcie współpracy. O tym, gdzie przechowujemy dane i jak je chronimy, piszemy na stronie RODO i bezpieczeństwo danych w Repto.
Jak zacząć z Proassist?
Gabinet poświęca nam jedną rozmowę i zgadza się na połączenie z Proassist, a całą konfigurację w Repto robimy sami.
- 1
Rozmowa o tym, jak pracujesz w Proassist
Sprawdzamy, ile masz lokalizacji i kalendarzy oraz które statusy oznaczają u Ciebie odbytą wizytę.
- 2
Integracja i wizytówki Google
Uruchamiamy połączenie z Proassist, wybieramy z Tobą godzinę wysyłki i brzmienie SMS-a, a do każdego gabinetu podpinamy link do jego wizytówki Google.
- 3
Pierwszy wieczór
Repto ściąga wizyty z Proassist jeszcze tego samego dnia, w którym kończymy konfigurację, a pierwsi pacjenci czytają SMS-y nazajutrz przed południem. Potem rytm jest stały, a recepcja może o nim zapomnieć.
Zanim ruszy integracja z Proassist
Integrację z Proassist uruchamiamy przy wdrożeniu, a do tego czasu wystarczy plik w Excelu albo CSV z imieniem, telefonem i datą wizyty, wgrywany do panelu Repto raz dziennie. Inne kolumny w pliku nie przeszkadzają, Repto ich nie czyta.
Gabinet płaci za Repto abonament wyceniany przy rozmowie i 0,15 zł za każdą wysłaną wiadomość. Treść piszemy bez polskich znaków i w limicie 160 znaków, więc operator nie tnie prośby na dwa SMS-y i nie liczy jej podwójnie. Stawki są w cenniku Repto, a na stronie wyników Repto widać, ile opinii w Google przybyło placówkom, które już wysyłają takie prośby.
Pracujesz w kilku systemach? Wszystkie integracje, w tym z Booksy i Medyc, są zebrane na stronie integracji Repto.
Pytania o integrację z Proassist
Czy Repto może coś zmienić w grafiku albo kartotece w Proassist?
+
Nie. Grafik, kartoteki i podpisane zgody zostają nietknięte, bo Repto potrzebuje z Proassist wyłącznie listy wizyt do odczytu.
Czy pacjent dostanie dwa SMS-y, przypomnienie z Proassist i prośbę z Repto?
+
Dostanie oba, ale w różnych momentach: przypomnienie przed wizytą, prośbę o ocenę następnego dnia po niej. Jeśli gabinet wysyła po wizytach podziękowania z modułu Marketing SMS, przy wdrożeniu ustawiamy Repto tak, żeby nie wpadały do telefonu pacjenta w tej samej godzinie.
ZnanyLekarz też prosi pacjentów o opinie. Po co dublować?
+
Bo to dwa różne miejsca: ZnanyLekarz zbiera opinie u siebie, a Repto pyta o ocenę wizyty i zadowolonych kieruje do Google. Wizyty umówione przez ZnanegoLekarza są w kalendarzu Proassist, więc Repto obejmuje je jak każdą inną, a co pacjent napisze i gdzie, zależy już tylko od niego.
Ile trwa uruchomienie integracji z Proassist?
+
Konfiguracja Repto zajmuje zwykle 1-3 dni robocze od podpisania umowy, a ile potrwa połączenie z Proassist, mówimy na pierwszej rozmowie.
A jeśli pacjentowi nie spodobał się efekt zabiegu?
+
Wtedy pacjent, który ocenił wizytę poniżej 5★, ma miejsce, żeby napisać o tym gabinetowi, a jego uwagi trafiają e-mailem do kierownika. O korekcie lepiej porozmawiać przez telefon niż w odpowiedzi pod jednogwiazdkową opinią. Domyślnie ta ścieżka jest włączona i to gabinet decyduje, czy ją zostawić.
Mamy kilka gabinetów w Proassist. Każdy zbierze własne opinie?
+
Tak. Każdy gabinet ma w Repto swój link do wizytówki Google i swój licznik SMS-ów, ocen i opinii, a całą sieć przegląda się w jednym panelu. Przypisanie wizyt do gabinetów to jeden z punktów pierwszej rozmowy, razem z lokalizacjami i kalendarzami.
Inne integracje Repto
15 minut i wiesz, czy to ma sens
Rozmawiamy online. Sprawdzę Twoje opinie w Google i pokażę panel. Policzę koszt i prognozę: ile opinii możesz zbierać przy Twojej liczbie wizyt i typowej konwersji. Bez 40 slajdów o misji firmy.
Piotr Czupryński
Założyciel Repto
Wolisz najpierw zobaczyć liczby? Sprawdź raport opinii Google swojej placówki